Politica de tratamiento de Datos

Politicas

POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÒN

QUANTICA COMUNICACIÓN AVANZADA S.A.S

 

QUANTICA COMUNICACIÓN AVANZADA SAS, con NIT 900.020.461-2, constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, como persona jurídica, y con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., con sede principal y único en Carrera 69B No 75 – 50, con número telefónico de contacto 3 719 871 – 316 443 3666, quien en adelante se denominara “QUANTICA- QREATICA”, quien actúa en calidad de responsables del tratamiento de los datos personales, formaliza las  presentes políticas que aplicaran para el manejo de la información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de QUANTICA – QREATICA.

DISPOSICIONES NORMATIVAS

De conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de Habeas Data, específicamente la ley estatutaria 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, QUANTICA – QREATICA informa sus políticas de tratamiento de la información recolectada y los mecanismos adoptados para su protección.

El artículo 15 de la constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tengan datos personales de terceros, respetar los derechos y garantía previstos en la constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural.

Por lo anterior, los Datos Personales que QUANTICA – QREATICA  puedan llegar a recibir, recolectar o acceder, incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto, o cualquier otro que pueda entregarse en virtud de contratos o acuerdos que QUANTICA – QREATICA  celebre con terceros, tales y como por ejemplo pero sin limitarse a clientes, proveedores o contratistas.

ALCANCE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El principal propósito de esta Política es que cualquier persona cuyos Datos Personales, hayan sido entregados en virtud de cualquier tipo de relación o Motivo, conozca los tratamientos a los que serán sometidos dichos Datos Personales, cuando haya sido autorizada de manera previa, libre, informada y expresa el tratamiento de los mismos, o en virtud de estipulación contractual o Legal. En el mismo sentido, en esta Política se da a conocer cuáles son los derechos que le asisten a Personas naturales o jurídicas  cuya información personal reposa en las bases de datos de QUANTICA – QREATICA, cómo se pueden hacer efectivos y a quién debe acudir cuando tenga alguna consulta, inquietud, queja, reclamo o solicitud en relación con los mismos. QUANTICA – QREATICA está comprometida con la adopción de estándares de seguridad y calidad para que la información de las personas que haya sido entregada a QUANTICA – QREATICA, sólo sea tratada para las finalidades para las cuales fue recolectada, en virtud de la autorización legal o contractual existente.

Tanto el responsable como los encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aun después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole, de igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.

Aviso de privacidad: Es la comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretenden dar a los datos personales.

Base de datos: Significa el conjunto organizado de datos personales que sean objeto del tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su información, almacenamiento, organización y acceso.

Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamientos de los datos.

Reclamo: Solicitud del titular del dato  o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

Titular: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez puede estar ubicado en territorio Colombiano o fuera de este.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismo dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

DERECHOS DE LOS TITULARES

 

En virtud de lo estipulado  por el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y TRATAMIENTOS

 

QUANTICA – QREATICA ha dispuesto un área encargada de la atención a clientes denominada “Servicio al Cliente”, y la cual pertenece a la Gerencia.

Ésta área es responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo, relacionadas con datos personales, a excepción de las solicitudes correspondientes a recursos humanos, que manejará la Gerencia, área encargada que de manera específica tramitará las consultas y reclamaciones en materia de datos personales de conformidad con la Ley y esta Política. Algunas de las funciones particulares de estas áreas en relación con datos personales son:

  • Recibir las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de sus datos personales.
  • Conocimiento de sus datos personales; solicitudes de supresión de datos personales, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581; solicitudes de información sobre el tratamiento y finalidad dada a sus datos personales, y solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
  • Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

Los datos de contacto del área de Servicio al Cliente son:

Dirección de correspondencia: Carrera 69 B N° 75 – 50

Teléfono: 722 06 92 -371 98 71

Teléfono móvil: 316 443 3666

Correo electrónico: info@quantica.co  – servicio.c@quantica.co

Horario de atención: 

Lunes A Viernes: 07:45 am a 12:30 pm

 01:30 pm a 05:00 pm

Sábados: 08:45 am a 01:00 pm

Los titulares, podrán solicitar a través de los anteriores datos mencionados de contacto, la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos y archivos de la empresa.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÒN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÒN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÒN.

QUANTICA – QREATICA disponen de mecanismos para que el titular, sus representantes y/o apoderados, formulen:

  • CONSULTAS

 Respecto de cuáles son los datos personales del Titular que reposan en las bases de datos de QUANTICA – QREATICA. La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del tratamiento, tales y como por ejemplo, llamadas telefónicas que se realicen a la línea de servicio al cliente, encargada de recepcionar las peticiones, quejas y reclamos, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta.

Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará:

  • La identidad del Titular del Dato Personal o su representante. Para ello, exigirá la Cédula de ciudadanía, certificado de existencia y representación legal expedida por la Cámara de Comercio correspondiente, o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso, los cuales se deberán presentar en original y con presentación personal ante notario público.

El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando este último tuviere derecho a ello por ser el Titular del dato personal, su representante y/o apoderado.

Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por QUÁNTICA – QREATICA.

Esta respuesta será obligatoria aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional.

En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta.

  • RECLAMOS

QUANTICA – QREATICA dispone de mecanismos para que el titular, sus representantes y/o apoderados, formulen reclamos respecto de:

  • Datos Personales Tratados por QUANTICA – QREATICA que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión,
  • El presunto incumplimiento de los deberes de Ley por parte de QUANTICA – QREATICA.

Estos mecanismos podrán ser físicos a través del envío de comunicaciones físicas por medio de correo certificado, o electrónicos como correo electrónico.

Cualquiera que sea el medio, QUANTICA – QREATICA  deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, representantes o apoderados, así:

  • Deberá dirigirse QUANTICA – QREATICA por vía electrónica a la dirección de correo, por vía física a la dirección en la ciudad de Bogotá Servicio al Cliente o por vía telefónica, en los horarios asignados.

Los anteriores datos se  relacionan a continuación:

Correo electrónico: info@quantica.co  – servicio.c@quantica.co

Dirección de correspondencia: Carrera 69 B Nº 75 – 50

Teléfono: 722 06 92 -371 98 71

Teléfono móvil: 316 443 36 66

Horario de atención:

Lunes A Viernes: 07:45 am a 12:30 pm

 01:30 pm a 05:00 pm

Sábados: 08:45 am a 01:00 pm

CUALQUIER SOLICITUD:

  • Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
  • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
  • Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
  • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, QUANTICA – QREATICA requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de QUANTICA – QREATICA no es competente para resolverlo, dará traslado al área de Servicio al Cliente, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha del recibo del reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de QUANTICA – QREATICA. Donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 VIGENCIA

Esta Política empezará a regir a partir del  día Doce  (12)  de Julio de dos mil diecisiete (2017). Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de QUANTICA – QREATICA, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para los fines mencionados en esta Política, y para los cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del Tratamiento.

MODIFICACIONES

Esta Política podrá ser modificada en cualquier momento por parte de QUANTICA – QREATICA pero en todo caso, cualquier modificación sustancial tendrá que ser comunicada previamente a los titulares  de QUANTICA – QREATICA  o mediante un correo electrónico que será enviado a los titulares de los datos personales, siempre y cuando QUANTICA – QREATICA  tengan esa información en su poder, además de relacionar los cambios  en la hoja de modificación adjunta a la política.

A través de la página web usted podrá acceder y consultar las Políticas de Tratamiento de la Información o datos Personales en: www.qreatica.com. www.quantica.co